[주주총회]_주주총회 소집 통지, 공고 (양식 포함)

 

 

 

주주총회의 소집

 

 

1. 서설

 

주주총회는 소집시기를 기준으로 정기총회와 임시총회로 나뉜다.

 

정기총회는 매년 1회 일정한 시기에 소집하는 것이 원칙이며(상법 제365조 1항), 예외적으로 년 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매결산기에 정기주총을 소집하여야 한다(상법 제365조 2항).

 

임시총회는 회사의 필요 시 수시로 소집한다(상법 제365조 3항). 단, 법上 아래와 같이 그 결의 또는 소집이 강제되는 경우가 있다.

 

법원 명령에 의한 소집 (상법 제467조 제3항) 주식교환및 주식 이전의 승인(상법 360조의3, 360조의 16) 합병계약서의 승인(상법 522조) 흡수합병 보고총회(상법 526조) 분할계획서 or 분할합병계약서 승인(상법 530조의 3) 청산 개시 or 청산 종료 시 (상법 제533조 제1항, 540조 제1항)

 

 

2. 소집권자

 

(1) [원칙] 이사회

 

주주총회는 통상 이사회 결의로 소집을 결정하고(상법 제362조), 이에 따라 대표이사가 소집하게 된다.

 

판례에 따르면, 임시주주총회가 법령 및 정관상 요구되는 이사회의 결의 및 소집절차 없이 이루어진 경우 그 결의에 하자가 있다고 할 것이나, 이사회 결의 및 소집절차 없이 이루어졌다 하더라도 주주 전원이 참석하여 총회를 개최하는 데 동의하고 아무런 이의 없이 만장일치로 결의가 이루어졌다면 그 결의는 특별한 사정이 없는 한 유효하다고 판시(대법원 2002. 12. 24. 선고, 2000다69927 판결 등)하고 있다.

 

(2) 소수주주

 

소수주주는 회의의 목적사항과 소집의 이유를 적은 서면 등을 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있다(상법 제366조).

 

여기서 소수주주란, 발행주식총수의 3/100이상에 해당하는 주식을 가진 주주를 의미하며(상법 제366조 제1항), 주권상장 법인의 경우에는 6월 전부터 계속해서 발행주식총수의 15/1,000 이상에 해당하는 주식을 보유한 경우를 의미한다(상법 제542조의 6 제1항).

 

소수주주의 청구에도 불구하고 회사가 지체 없이 총회의 소집절차를 밟지 않는 때에는 청구한 소수주주는 법원의 허가를 얻어 총회를 소집할 수 있다(상법 제366조 제2항).

 

소수주주가 청구한 주주총회의 의장은 법원이 이해관계인의 청구나 직권으로 선임할 수 있다(상법 제366조 제2항 단서).

 

(3) 감사

 

감사 또는 감사위원회의감사위원은 회의의 목적사항과 소집한 이유를 기재한 서면을 이사회에 제출하여 임시총회의 소집을 청구할 수 있다(상법 제412조의3 등)

 

감사 또는 감사위원회 위원의 청구가 있은 후 지체없이 회사가 총회소집의 절차를 밟지 않으면 청구한 감사는 법원의 허가를 얻어 총회소집청구가능하다(상법 제412조의3제2항).

 

(4) 법원

 

법원이 소수주주의 청구에 의하여 검사인을 선임한 경우(상법 제467조 제1항), 법원이 검사인의 회사 업무 및 재산상태 조사 결과에 대한 보고(상법 제467조 제2항)에 대해 필요하다고 인정한 때에는 대표이사에게 총회의 소집을 명할 수 있다(상법 제467조 제3항).

 

이 때 대표이사가 법원의 명령에 위반하여 총회를 소집하지 않는 때에는 500만원 이하의 과태료 제재가 있다는 점을 유의해야 한다(상법 제635조 제1항 22호).

 

 

 

3. 소집일시

 

상법 상 정기총회는 매년 1회 일정한 시기에(연 2회 이상의 결산기를 정한 회사는 매기에) 총회를 소집하도록 규정되어 있다(상법 제365조).

 

정기총회를 어느 시기까지 개최하여야 하는가에 대해서 우리 상법은 구체적인 기한을 규정하고 있지 않고 있다.

 

한편 주주총회 의결권 행사와 관련하여 주주명부의 폐쇄 또는 기준일 설정이 필요한데, 그 기간은 3월을 초과하지 못하므로(상법 제354조), 결국 정기총회는 매결산기의 종료일로부터 3월 내 개최가 필요하다고 해석된다.

 

[참고 판례]   소집장소와 시기 변경 관련하여 판례는, 주주총회의 개회시각이 부득이한 사정으로 당초 소집통지 된 시각보다 지연되는 경우에도 사회통념에 비추어 볼 때 정각에 출석한 주주들의 입장에서 변경된 개회시각까지 기다려 참석하는 것이 곤란하지 않을 정도라면 절차상의 하자가 되지 아니할 것이나, 그 정도를 넘어 개회시각을 사실상 부정확하게 만들고 소집 통지된 시각에 출석한 주주들의 참석을 기대하기 어려워 그들의 참석권을 침해하기에 이르렀다면 주주총회의 소집절차가 현저히 불공정하다고 하지 않을 수 없다고 판시한 바 있고, 소집통지 및 공고가 적법하게 이루어진 이후에 당초의 소집장소에서 개회를 하여 소집장소를 변경하기로 하는 결의조차 할 수 없는 부득이한 사정이 발생한 경우, 소집권자가 대체 장소를 정한 다음 당초의 소집장소에 출석한 주주들로 하여금 변경된 장소에 모일 수 있도록 상당한 방법으로 알리고 이동에 필요한 조치를 다한 때에 한하여 적법하게 소집장소가 변경된 것이라고 판시한 바 있다(대법원 2003. 7. 11., 선고, 2001다45584, 판결).

 

 

4. 소집지

 

정관에 다른 정함이 없다면, 본점 소재지 또는 이와 인접한 地에서 소집하여야 한다(상법 제364조).

 

소집장소를 명기하지 아니한 소집통지의 효력 또한 유효하다고 보며, 이 때 소집장소는 본점으로 보는 것이 학계의 정설이다. 단, 본점 아닌 장소에서 주총을 개최한 경우에는 문제가 될 수 있으니 주의할 것.

 

 

 

5. 소집절차

 

(1) 소집 준비

 

   1) 법령 상의 의무사항 점검

 

[재무제표등의 제출] 이사는 그 사업년도의 결산재무제표 및 연결재무제표 또는 결합재무제표를 작성하여 총회 6주전까지 감사(감사위원회)·외부감사인에게 제출하여야 함(상법 제447조 내지 제447조의3, 주식회사의 외부감사에 관한 법률 시행령 제6조). 결산재무제표에 대한 감사 및 외부감사는 총회 1주 전까지 완료, 감사보고서가 이사(대표이사)에게 제출되어야 함.

 

   2) 결의 안건에 대한 점검

 

상법 등 관계법령 상시의 적절하게 결의가 필요한 사항은 잘 체크해야 한다.

 

소집통지서 상 통지되거나 소집공고문에 공고되지 않은 사항은 결의할 수 없는 것이 원칙이다. 관련하여 통지되거나 공고되지 않은 안건에 대해 결의한 경우에는 의결정족수를 충족하였다 하더라도 결의 취소의 원인이 될 수 있으므로 주의를 요한다.

 

특히 상장회사 주총에서 이사 또는 감사 선임 시, 사전에 통지하거나 공고한 후보자 중 선임하도록 하고 있으며(상법 제542조의5), 만일 이를 위반하여 이사 감사를 선임한 경우에는 500만원 이하의 과태료가 부과되므로(상법 제635조 제1항 제30호) 주의를 요한다.

 

또한 상장회사의 주총 안건 중 감사 선임 또는 감사 보수 결정 안건은, 이사 선임 또는 이사 보수 결정 안건과 별도로 상정하여 의결하여야 하며(상법 제542조의12 제5항), 이 또한 위반할 경우 5천만원 이하의 과태료가 부과되므로(상법 제635조 제3항 8호) 각별한 주의를 요한다.

 

[참고] 정기주주총회 안건 (중요도 순서) 제○기 대차대조표, 손익계산서 및이익잉여금(또는 결손금)처분계산서(안) 승인의 건 정관변경의 건(선택) 이사 선임의 건 (선택) 감사 선임의 건 (선택) 이사 보수한도 승인의 건 감사 보수한도 승인의 건

 

   3) 총회 보고사항 점검

 

[관계 법령 상 총회 보고사항] 최대주주등과의 내부거래에 대한 이사회승인 및 총회보고 (상법 제542조의9) 정관 규정 및 이사회결의에 따라 이익에 의한 주식소각 및 총회 보고(자본시장법 제165조의2) 외부감사인 보고(외감법 제4조)

 

   4) 주주별 의결권 점검

 

주주의 의결권 행사를 제한하는 사항에 대한 점검이 필요하다.

예를 들어, 사외이사, 감사, 감사위원회 위원선임시 3% 초과 주식에 대한 의결권 제한(상법 제409조 제2항),

자기주식(상법 369조 제2항), 자회사가 보유하고 있는 모회사 주식(상법 제369조 제3항), 특별이해관계 있는 주식(상법 제368조), 특별법 상의 의결권 제한 사항 등이다.

 

또한 주주의 의결권 불통일 행사(상법 368조의2), 우리사주조합의 의결권 행사(근로자복지기본법 제31조 참조) 관련 사항도 체크할 필요가 있다.

 

 

 

(2) 소집통지 및 공고

 

   1) 방법

 

기명주식에 대해서는 회일 2주간 전, 개별 주주에게 서면(또는 전자문서)으로 통지를 발송해야 하며, 무기명주식에 대해서는 회일 3주간 전까지 "공고"하여야 한다(상법 제363조). 여기서 회일의 2주간 전이란? 통지의 발송일과 회일 사이에 적어도 2주일의 간격이 보장되어야 한다는 의미이며, 정관으로 연장할 수는 있으나, 단축은 불가능 하다고 해석된다. 단, 실무적으로는 총 주주의 동의가 있으면 예외적으로 가능하다고 해석하곤 한다.

 

   2) 통지 및 공고의 내용

 

통지 또는 공고에는 회의의 목적사항을 기재하여야 한다(상법 제363조 제2항).

 

아래의 주요 결의사항은 의안의 요령(중요 내용)도 기재하여야 하므로 주의를 요함

 

① 정관 변경(상법 제433조 제2항), ② 자본 감소(상법 제438조 제3항), ③ 합병계약서의 승인결의(상법 제522조 제2항), ④ 주주 이외의 자에 대한 전환사채나 신주인수권부사채 발행 시(상법 제513조 제4항, 제516조의2 제5항) 등

 

통지(또는 공고)한 안건 외에는 결의할 수 없는 것이 원칙이다. 따라서 새로운 의안을 추가할 수는 없다고 본다(이 경우 해당 결의는 취소의 사유가 된다고 한다.). 다만, 동일성을 해치지 않는 범위 내에서 수정은 할 수 있다고 보는 것이 통설이라고 한다.

 

주총 통지서에 기재되어 있던 안건을 주총일 회사가 철회하는 것은 원칙적으로는 불가능하나, 예외적으로 총회 당일 보통결의 요건을 충족하는 주주들의 동의가 있는 경우 총회 당일 철회가 가능하다고 해석한다.

 

또한 주총 결의로 회의 목적사항 추가는 원칙적으로 불가하다고 보나, 총회 당일 "주주 전원의 동의"가 있는 경우에는 이또한 가능하다고 해석된다.

 

서면에 의한 의결권 행사를 인정하는 경우, 주총 소집통지 시 필요 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다(상법 제368의 3조 제2항).

 

[상장회사의 통지 및 공고 관련 참고사항] 상법 제542조의4(주주총회 소집공고 등)  ① 상장회사가 주주총회를 소집하는 경우 대통령령으로 정하는 수(1%) 이하의 주식을 소유하는 주주에게는 정관으로 정하는 바에 따라 주주총회일의 2주 전에 주주총회를 소집하는 뜻과 회의의 목적사항을 둘 이상의 일간신문에 각각 2회 이상 공고하거나 대통령령으로 정하는 바(dart) 따라 전자적 방법으로 공고함으로써 제363조제1항의 소집통지를 갈음할 수 있다. ② 상장회사가 이사ㆍ감사의 선임에 관한 사항을 목적으로 하는 주주총회를 소집통지 또는 공고하는 경우에는 이사ㆍ감사 후보자의 성명, 약력, 추천인, 그 밖에 대통령령으로 정하는 후보자에 관한 사항(주1)을 통지하거나 공고하여야 한다. ③ 상장회사가 주주총회 소집의 통지 또는 공고를 하는 경우에는 사외이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 대통령령으로 정하는 사항(주2)을 통지 또는 공고하여야 한다. 다만, 상장회사가 그 사항을 대통령령으로 정하는 방법(주3)으로 일반인이 열람할 수 있도록 하는 경우에는 그러하지 아니하다. * 주1) 법 제542조의4제2항에서 "대통령령으로 정하는 후보자에 관한 사항"이란 다음 각 호의 사항을 말한다.  1. 후보자와 최대주주와의 관계 2. 후보자와 해당 회사와의 최근 3년간의 거래 내역 3. 주주총회 개최일 기준 최근 5년 이내에 후보자가 「국세징수법」 또는 「지방세징수법」에 따른 체납처분을 받은 사실이 있는지 여부 4. 주주총회 개최일 기준 최근 5년 이내에 후보자가 임원으로 재직한 기업이 「채무자 회생 및 파산에 관한 법률」에 따른 회생절차 또는 파산절차를 진행한 사실이 있는지 여부 5. 법령에서 정한 취업제한 사유 등 이사ㆍ감사 결격 사유의 유무 * 주2)  법 제542조의4제3항 본문에서 "사외이사 등의 활동내역과 보수에 관한 사항, 사업개요 등 대통령령으로 정하는 사항"이란 다음 각 호의 사항을 말한다. 1. 사외이사, 그 밖에 해당 회사의 상무에 종사하지 아니하는 이사의 이사회 출석률, 이사회 의안에 대한 찬반 여부 등 활동내역과 보수에 관한 사항 2. 법 제542조의9제3항 각 호에 따른 거래의 내역 3. 영업 현황 등 사업개요와 주주총회의 목적사항별로 금융위원회가 정하는 방법에 따라 작성한 참고서류 * 주3) 법 제542조의4제3항 단서에서 "대통령령으로 정하는 방법"이란 상장회사가 제4항 각 호에 따른 서류를 회사의 인터넷 홈페이지에 게재하고 다음 각 호의 장소에 갖추어 두어 일반인이 열람할 수 있도록 하는 방법을 말한다.  <개정 2013. 8. 27.> 1. 상장회사의 본점 및 지점 2. 명의개서대행회사 3. 금융위원회 4. 거래소

 

   3) 통지의 대상

 

주주명부 폐쇄일(또는 기준일) 현재 주주명부상 의결권 있는 주주를 의미한다. 회사는 주주명부 상의 주소로 통지하면 족하다(상법 제353조 제1항).

 

   4) 소집 통지 공고의 생략

 

의결권이 제한된 주식에 대해서는 통지나 공고를 생략할 수 있다(상법 제363조 제7항).

 

또한 회사는 소집 통지가 주주명부상의 주주의 주소에 계속 3년간 도달하지 아니한 때에는 당해 주주에게 총회의 소집을 통지하지 않을 수 있다(상법 제363조 제1항 단서). 이 경우 최초 도달되지 아니한 통지의 발송일로부터 최후로 도달하지 아니한 통지의 발송일 까지의 기간이 3년을 도과하여야 하고, 그 발송에 대한 입증책임은 회사에 있으므로, 회사의 실무 담당자로썬 3년 동안 반송된 통지서를 보관할 필요가 있다.

 

   5) 주주총회 소집통지 절차의 하자

 

소집 공고 또는 통지를 게을리하거나 부정(不正)한 공고 또는 통지를 한 경우 과태료 처분에 처해지며(상법 제635조 제1항 제2호), 총회 결의가 취소의 대상이 되거나 부존재의 사유가 될 수 있으므로 주의를 요한다. 다만, 다음과 같은 경우에는 법정 소집절차에 하자가 있다고 하더라도, 주주 전원이 총회의 개최에 동의하고 출석하여 이루어진 주주총회에서 이루어진 결의, 총 주주가 소집절차를 생략하고 총회를 개최하는 데 동의한 경우, 통지를 받을 권리를 사전에 주주사 포기한 경우에는 유효한 총회로 인정된다고 한다.

 

[참고 판례] 임시주주총회가 법령 및 정관상 요구되는 이사회의 결의 및 소집절차 없이 이루어졌다 하더라도, 주주명부상의 주주 전원이 참석하여 총회를 개최하는 데 동의하고 아무런 이의 없이 만장일치로 결의가 이루어졌다면 그 결의는 특별한 사정이 없는 한 유효하다(대법원 1996. 10. 11. 선고 96다24309 판결).

 

 

   6) 자본금 총액 10억원 미만인 회사의 특례

 

상법 제363조(소집의 통지)  ④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다.

 

 

6. 소집통지서 양식 (sample)

 

 

제oo기 정기주주총회 소집통지서

 

주주 여러분의 행복과 평안하심을 기원합니다.

상법 제363조 및 당사 정관 제oo조에 의거, 주식회사 ooo 제oo기(20   .   . ~ 20  .  .  .)

정기주주총회를 아래와 같이 개최하오니, 참석하여 주시기 바랍니다.

 

-          아     래     -

 

1. 일 시 : 20   년    월   일(   요일)  오전    시

 

2. 장 소 :

 

3. 회의 목적사항

 

[보고사항]

보고안건 1 : 제oo기 영업보고 및 감사보고

 

[결의사항]

제1호 의안 : 제○기 재무제표 및 부속명세서 승인의 건(1주당 예정 현금배당 : ○○%)

제2호 의안 : 정관 일부 변경의 건 (별첨1)

제3호 의안 : 이사 선임의 건 (별첨2)

제4호 의안 : 이사 보수 한도액 승인의 건

제5호 의안 : 감사 보수 한도액 승인의 건

제6호 의안 : 외부감사인 선임의 건

 

4. 주주총회 소집공고 및 경영참고사항의 비치

상법 제542조의4, 상법 시행령 제31조 제5항, 당사 정관 제oo조 oo항에 의거하여 주주총회 소집공고를 당사 인터넷 홈페이지에 게재하였으며, 당사의 본사와 한국예탁결제원, 금융위원회에 비치하고, 한국거래소의 전자공시시스템에 공시하였으니 참고해주시기 바랍니다.

또한 경영참고사항은 당사와 금융위원회, 한국거래소에 비치하고 있으며 금융감독원 전자공시 사이트(dart.fss.or.kr)에서 그 내용을 확인하실 수 있으니 참조하시기 바랍니다.

 

5. 실질 주주의 의결권 행사에 관한 사항

증권회사 또는 한국예탁결제원에 주권을 예탁하고 계신 실질주주께서는 의결권을 직접 행사하거나 또는 불행사하고자 하는 경우에 그 뜻을 주주총회일의 5일전까지 한국예탁결제원에 통지하셔야 합니다. 그러지 아니할 경우에는 관련 법령에 의거 한국예탁결제원이 그 의결권을 대신 행사하게 됩니다.

 

6. 주주총회 참석시 준비물

(1) 직접행사 : 주총참석장, 신분증

(2) 대리행사 : 주총참석장, 위임장(인감날인, 인감증명서 첨부), 대리인의 신분증

 

7. 기타사항

주주총회 기념품은 지급하지 아니하오니 이점 양지하여 주시기 바랍니다.

 

20  년   월   일

 

주식회사 OOO 대표이사 OOO [직인생략]

 

[별첨 1] 정관 일부 변경 세부내역

 

[별첨 2] 사내이사 선임 세부내역

성명 (생년월일)	주요 약력	추천인	최대주주와의 관계	회사와의 최근 3년간 거래내역	비고
홍길동 (1983.01.01.)	서울대 경영학과 삼성전자	이사회	없음	없음	사내이사

 

[별첨 3] 위임장

 

위 임 장

 

본인은 ○○○를 대리인으로 지정하여 20  년  월  일 개최되는 ㈜__________ 정기 주주총회의 의결권 행사에 필요한 일체의 권한을 위임함.

 

일 시 : 20  년  월  일(  요일) ○○시

장 소 : ○○시 ○○구 ○○로 ○○빌딩 ○○층 대회의실

 

20  년  월  일

 

주주명 : 임꺽정 (인)

 

주식회사 ○○○ 귀중

 

 

[별첨 4]

 

의결권 행사에 대한 안내문

 

아시는 바와 같이 우리 회사는 주식지분이 고도로 분산된 관계로 이번 주주총회에서 성원 확보가 어려운 실정입니다. 이에 실질주주(증권회사 계좌를 통하여 주식을 소유하고 있는 주주)께 아래와 같이 의결권 행사방법을 안내 드리오니, 협조하여 주시면 감사하겠습니다.

 

■ 의결권 행사의 일반적인 유형

 < 직접행사 > 주주본인이 주주총회에 직접 참석하여 행사함

 < 대리행사 > 주주의 가족 등 제3의 대리인을 통하여 대리 행사함

 

■ 예탁결제원의 의결권 행사

실질주주께서 아래 <의사표시 통지서>에 의하여 예탁결제원에 의사 표시를 하지 않은 주식에 대해서는 우리 회사가 관계법령에 의거하여 예탁결제원이 의결권을 행사토록 요청할 예정입니다. 이 경우 예탁결제원은 관계법령의 규정에 따라 예탁결제원을 제외한 참석주주의 의결권행사 결과 찬반 비율에 따라 의결권을 행사하게 됩니다.

 

■ 의사표시 통지서 송부에 관한 부탁 말씀

실질주주께서는 예탁결제원의 의결권행사 가능 주식수를 산정(아래 양식으로 보내주시는 의사표시 수량을 제외함) 할 수 있도록 아래의 ‘의사표시 통지서’를 송부하여 주시면 감사하겠습니다. 실질주주께서는 의결권행사 여부에 관한 의사표시(직접행사, 대리행사 또는 불행사)를 아래의 의사표시통지서에 인감을 날인하여 우편, 전신(FAX) 또는 방문(전화는 불가능)에 의한 방법으로 주주총회일 5일전까지 한국예탁결제원에 통지하하여 주시기 바랍니다.

‘의사표시 통지서’는 반드시 송부하여야 하는 것은 아니며, ‘의사표시 통지서’를 송부하지 않으시더라도 주주권 행사에 불이익이나 제약은 없습니다.

 

■ ‘의사표시 통지서’ 송부처

○○○ - ○○○ ○○시 ○○○구 ○○길 ○○○ 예탁결제원

<송부시한> 20  년   월   일 (※ 주주총회 5일전)

 

 

[의사표시 통지서]

 

 

한국예탁결제원 귀중

 

본인은 20  년   월   일 개최하는 주식회사 ○○○의 제○○기 정기주주총회 및 속회 또는 연회에 대하여 자본시장과 금융투자업에 관한 법률 제314조 규정에 의거 본인 소유주식의 의결권 행사에 관하여 다음과 같이 의사표시를 합니다.

 

 

 

20  년  월  일

 

실질주주 성명            (인)

주소 :

 

 

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